Posted by: kuarchives | กุมภาพันธ์ 28, 2011

การคัดเลือกและประเมินเอกสารจดหมายเหตุของเรา

หอจดหมายเหตุได้รับการติดต่อให้ไปคัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุจากกองการเจ้าหน้าที่ ที่กำลังจะทำลายเอกสารประวัติของบุคลากรในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ตั้งแต่รุ่นแรก (ตั้งแต่ก่อตั้งมหาวิทยาลัย!!)

ซึ่งกองเอกสารเหล่านี้จัดว่ามีจำนวนมหาศาล อีกทั้งเต็มไปด้วยฝุ่น รา และแมลง กองเอกสารตั้งอยู่ในที่โล่งแจ้งและร้อน บวกกับจำนวนเจ้าหน้าที่ที่สามารถไปคัดเลือกเอกสารเหล่านี้ของหอจดหมายเหตุ มก. เรามีอยู่เพียง 3 คน!!

ภาระงานมากมาย ทำให้พวกเรา(นักจดหมายเหตุ 2 และ นักเอกสารสนเทศ1) ตกลงใจจะไปคัดเลือกเอกสารทุกบ่ายวันศุกร์ ( เสาร์อาทิตย์จะได้พักผ่อนจากการดูดฝุ่น)

ขั้นตอนแรกที่ต้องทำคือ คัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุที่สำคัญจากกองเอกสารเก่าทั้งหมด


โดยการเลือกคัดเลือกระดับแรก จะเลือกทั้งแฟ้ม เก็บแฟ้มของอดีตอธิการบดี รองอธีการบดี คณบดี และบุคคลสำคัญต่อประวัติของมหาวิทยาลัย  ขั้นตอนนี้กินเวลาไปมากโขอยู่ เนื่องจากภาระงานอื่นๆ และภาระร่างกายไม่เอื้ออำนวยต่อการคลุกฝุ่น

ขั้นตอนที่สอง ภายหลังจากที่คัดเลือกเอกสารระดับแรกเสร็จสิ้น เราได้เอกสารจดหมายเหตุใส่ในกล่้องมาทั้งหมด 26 กล่อง อัดแน่นทุกกล่อง จัดการติดต่อบริษัทอบเอกสาร เพื่อกำจัดแมลงและเชื้อรา ขั้นตอนในการอบเอกสารใช้เวลาเพียง1อาทิตย์

ขั้นตอนที่สาม  เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุด คือการประเมินคุณค่าเอกสาร เราทั้งสามคนได้เลือกเวลาเดิมคือทุกบ่ายวันศุกร์ ไปนั่งประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุทั้ง 26 กล่องทีละแผ่น  จนหมด ขั้นตอนนี้ใช้เวลานานมากที่สุด

ขั้นตอนที่สี่ เอาเอกสารที่ผ่านการคัดเลือกมาแล้ว มาทำความสะอาด ปัดฝุ่น เพื่อจัดเข้าแฟ้ม ทำทะเบียนเอกสาร โดยจัดอยู่ในหมวด กองการเจ้าหน้าที่

ขั้นตอนสุดท้าย ขนมาไว้ที่ห้องเก็บเอกสาร สำนักงานหอจดหมายเหตุ ใส่กล่องที่เอาไว้ใส่เอกสารจดหมายเหตุโดยเฉพาะ เตรียมพร้อมให้บริการค่ะ

จะเห็นได้ว่า กว่าจะเตรีัยมเอกสารชุดหนึ่งให้ออกให้บริการได้ต้องใช้เวลา ความพยายาม ความตั้งใจ รวมทั้งแรงกายอย่างมากมายทีเดียว  อย่างไรก็ตาม ความเหนื่อยนั้นจะหายไป ถ้ามีผู้เห็นความสำคัญของจดหมายเหตุ และช่วยกัยดูแลรักษาเอกสารก่อนจะถึงมือหอจดหมายเหตุ รวมทั้งมาใช้บริการค้นหาข้อมูลกันเยอะๆ ทางเรายินดีรับใช้ทุกท่านนะคะ ขอบคุณค่ะ


Responses

  1. รูปน่ารักมากเลยค่ะ

  2. พอจะทราบมั้ยคะ ว่ากล่องใส่เอกสารจดหมายเหตุโดยเฉพาะซื้อได้ที่ไหนคะ

  3. เอาที่เคยซื้อนะคะ ก็ร้าน พิจิตรพาณิชย์ อยู่บางขุนพรหม ใกล้กับธนาคารแห่งประเทศไทยค่ะ


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

หมวดหมู่

%d bloggers like this: